Архивирование элементов

Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты и журналы) выбрасываются в зависимости от их давности или укладываются в большие коробки и забываются до лучших времен. В Outlook же старые элементы передаются в файл архива.

В разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация" мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, "ручной" архивации, а также процедуру разархивирования элементов.

Начнем с ответов на поставленные выше вопросы:

Архивация необходима в качестве профилактической меры, предупреждающей засорение папок ненужными элементами и устаревшей информацией, которая замедляет работу и осложняет поиск необходимых данных.

Архивация не уничтожает элементы (хотя возможна и эта опция), а лишь перемещает их в другое место до тех пор, пока они вам вновь не потребуются.

В случае неисправной работы Outlook или переноса информации с одного компьютера на другой необходимые элементы легко извлекаются из архива.

Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и "ручная".

Содержание раздела