Обработка ответов

Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение (рис. 10.7).

Замечание

Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.

Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.

После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.

Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Отменить собрание (Cancel Meeting). Всем участникам рассылается специальная форма, оповещающая об отмене собрания. Ее принятие автоматически удаляет собрание из расписания участника.

Создать сообщение участникам (New message to attendees). Создается обыкновенное сообщение с автоматически заполненным полем Кому адресами участников собрания.

Ответить сообщением (Reply with Message). Создается сообщение на ответ от выделенного участника собрания.

Ответить всем сообщением (Reply All with message). Для всех участников создается ответное сообщение.

Замечание

Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 "Повторяющаяся встреча".

Содержание раздела